1、弄清誰是專業(yè)觀眾

邀約之前，須弄清專業(yè)觀眾是些什么人。圍繞展會主題，分析專業(yè)觀眾的構(gòu)成，是弄清“他是誰”的基本思路。分析專業(yè)觀眾構(gòu)成，不能只有大概，而必須細分。

2、找到專業(yè)觀眾的來源

弄清專業(yè)觀眾的來源，既是進一步細分專業(yè)觀眾的構(gòu)成，又是規(guī)劃專業(yè)觀眾信息收集工作的基礎。弄清專業(yè)觀眾在哪里，就是弄清專業(yè)觀眾所在的工作單位在哪里。

3、建立專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫

以個體并具體的“人”為對象，匯集相關信息，每個專業(yè)觀眾在其姓名之后，需要羅列其性別、工作單位、職務、聯(lián)系方式等基礎信息。

4、邀約工作的通行方法

可以歸納為：依托數(shù)據(jù)庫，借助媒體宣傳、信函郵寄、活動推介、登門拜訪等。對于有經(jīng)驗的展會主辦方而言，具有個性的專業(yè)觀眾邀約方法，其在內(nèi)部的體現(xiàn)是制度化的業(yè)務流程。

5、設立邀約部門或員工

經(jīng)營規(guī)模較大的展會主辦方邀約專業(yè)觀眾工作可設立專門的部門。經(jīng)營規(guī)模較小的主辦方，應配專人負責邀約工作。

6、邀約工作的投入成本

包括兩個方面：一是人的成本，一是邀約成本。據(jù)統(tǒng)計，專業(yè)觀眾的邀約成本在展會總成本中的占比可以達到15%以上。投入水平如何，是可以觀察專業(yè)觀眾邀約工作是否受到重視。

7、分析專業(yè)觀眾參觀數(shù)據(jù)

分析展會現(xiàn)場登記觀眾的情況，是評估專業(yè)觀眾邀約效果的重要工作。好的分析，是基于觀眾信息的條分縷析，以及對于存在問題的剖析，并提出改進的措施建議。

南京國際智慧農(nóng)業(yè)博覽會組委會專業(yè)觀眾組織部的負責人范經(jīng)理介紹說，觀眾組織一直是作為專業(yè)的展會組織機構(gòu)重點關注的問題。今年9月1-3日舉辦的南京國際智慧農(nóng)業(yè)博覽會，為此特地成立部門推進此項工作的開展。組委會與南京市農(nóng)委、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化示范基地、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園等多方聯(lián)手，組織大規(guī)模用戶觀展團。同時，根據(jù)參展商的需求，對目標VIP客戶進行一對一的邀約，為展商與專業(yè)觀眾制訂會見日程表，搭建溝通平臺。目前，組委會已邀請江蘇省農(nóng)墾集團等單位作為專業(yè)團體觀眾參觀本屆博覽會，竭力滿足展商對專業(yè)觀眾高質(zhì)量的需求，努力提升展會的品質(zhì)，搭建全國有影響力的智慧農(nóng)業(yè)交流與合作平臺。